A quoi ressemble un journal de cycle de vie des Archives d’un SAE certifié marque NF 461 ?


Retour d’expérience du SAEM interne d’EVER TEAM certifié NF 461 (bâti avec EverSuite Compliance)

 

Depuis l’obtention de la marque NF 461 pour le SAE interne de la société EVER TEAM pour son propre compte, vous êtes nombreux à nous interroger sur le contenu du journal de cycle de vie des Archives de ce SAE certifié par AFNOR Certification.

 

Ce bulletin technique s’adresse aux chefs de projet informatique responsables du choix et de la mise en oeuvre d’un système d’archivage électronique.
Son objectif est d’expliquer les grands principes à mettre en oeuvre pour assurer l’intégrité des contenus dans un SAE selon les recommandations des normes concernant la journalisation.

 

Au sommaire :

1. Les journaux selon la NF Z42-013
2. Processus de journalisation du SAE
3. Format des journaux générés et archivés
4. Chaînage des journaux
5. Vérifier l’intégrité des documents mentionnés dans les journaux
6. Vérifier l’intégrité des journaux

 

 

 Téléchargez dès maintenant le bulletin technique

Infographie – Certifier votre système d’archivage électronique marque NF 461

 
 

Découvrez notre infographie pour certifier votre système d’archivage électronique marque NF 461.

 

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur


Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

 

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification

 

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’administrateur du SAE

 

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers. 

 

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’ADMINISTRATEUR

1. INTRODUCTION 
2. Administration de la numérisation 
2.1. Avertissement 
2.2. Configurer le copieur 
2.3. Calibrer le copieur 
3. Archiver des éléments du DDTS 
4. Consulter des documents archivés 
5. Vérification d’intégrité et journaux 
6. Archiver des fiches d’intervention de maintenance 
7. Contrôle de la bonne production des journaux 
7.1. Comptage des journaux 
7.2. Surveillance des erreurs 
8. Configurer un nouvel utilisateur du SAE
8.1. Procédure de définition des profils d’accès 
8.2. Configurer le cache du navigateur 
8.3. Modifier les paramètres de sécurité pour permettre le SSO 
9. Effectuer une restitution 
9.1. Demande de restitution 
9.2. Vérification, et restitution par l’administrateur 
9.3. Notification et contrôle