SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur


Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

 

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification

 

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’administrateur du SAE

 

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers. 

 

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’ADMINISTRATEUR

1. INTRODUCTION 
2. Administration de la numérisation 
2.1. Avertissement 
2.2. Configurer le copieur 
2.3. Calibrer le copieur 
3. Archiver des éléments du DDTS 
4. Consulter des documents archivés 
5. Vérification d’intégrité et journaux 
6. Archiver des fiches d’intervention de maintenance 
7. Contrôle de la bonne production des journaux 
7.1. Comptage des journaux 
7.2. Surveillance des erreurs 
8. Configurer un nouvel utilisateur du SAE
8.1. Procédure de définition des profils d’accès 
8.2. Configurer le cache du navigateur 
8.3. Modifier les paramètres de sécurité pour permettre le SSO 
9. Effectuer une restitution 
9.1. Demande de restitution 
9.2. Vérification, et restitution par l’administrateur 
9.3. Notification et contrôle

 

5 points clés pour archiver avec succès vos fortes volumétries de documents et données


Face à la forte croissance des contenus numériques, la définition d’une politique d’archivage garante de la gouvernance de l’information est de plus en plus complexe. Conséquence directe : le choix et la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique se sont également complexifiés. Nous vous livrons 5 facteurs clés de succès basés sur nos retours d’expérience afin de vous guider dans ce projet stratégique. 

 

1 – Maîtriser l’accroissement exponentiel d’un capital informationnel très hétérogène

 

La valeur d’un système d’archivage électronique (SAE) réside dans sa capacité à gérer l’augmentation des volumes de données et de documents de plus en plus hétérogènes. Dans un tel contexte, le SAE doit garantir la préservation et l’enrichissement du capital informationnel de l’entreprise ainsi que la qualité et la cohérence des données, et ce quel que soit le mode de dépôt des archives.

Le système doit être pensé pour :

  • maîtriser les montées en charge dans le but d’assurer un temps de réponse et un accès toujours rapide aux données (scalabilité);
  • disposer d’un module intégré de remise en ligne des éléments archivés capable d’appréhender des archives aux structures variées (format, granularité…).

En somme, il est primodrial de disposer d’une solution ouverte, à l’état de l’art, alliant performance du socle technique et prise en compte des exigences métier de l’archivage quel que soit le type, le support ou la granularité de l’archive (données ou document, papier ou électronique).

 

2. Proposer une solution simple & efficace à vos collaborateurs

 

Réussir la mise en place d’un système d’archivage électronique nécessite de considérer  l’utilisateur final comme le point central du projet. En effet, plus la volumétrie des données et des documents à archiver est grande, plus la mise en place d’une interface utilisateurs simple et intuitive est difficile. L’ensemble des collaborateurs doit pouvoir déposer et accéder facilement à leurs données et documents archivés dans le système tout en respectant les exigences de sécurité et de confidentialité.
Il est d’ailleurs capital de proposer aux utilisateurs plusieurs modes d’interactions avec la plateforme d’archivage ; il est par exemple possible de disposer de fonctions d’accès et de dépôt d’archives intégrées sur le poste de travail ou encore dans la messagerie.

 

3 – Garantir la conformité de vos pratiques de conservation au regard de vos engagements

 

L le référentiel de gouvernance et la maîtrise des processus au sein de l’entreprise sont deux aspects qui mérites d’être soulignés. 

Tout système d’archivage électronique aligné à la politique d’archivage de l’entreprise doit disposer d’un référentiel de gouvernance ; celui-ci permet de garantir la bonne application des règles et conditions de conservation en tenant compte du quotient « valeur x risque » lié à chaque archive. Ce référentiel de gouvernance permet de prendre en compte les exigences normatives, réglementaires, législatives et leurs évolutions (CNIL, ISO, AFNOR…).

La maîtrise des processus au sein de l’entreprise est l’autre point important, notamment pour les documents engageants. De bons processus permettent de réduire significativement le risque d’indisponibilité d’une archive et d’assurer un bon suivi des flux d’information, de leur création jusqu’à leur archivage. Dans ce contexte, le système d’archivage électronique doit proposer un cadre fonctionnel clair permettant de maîtriser les circuits de dépôt, de traitement, de restitution et de destruction des archives.

 

4 – Prémunir l’entreprise face au risque d’indisponibilité d’un document engageant

 

En termes d’archivage, les risques financiers sont principalement associés au risque d’indisponibilité d’une archive. Globalement, la qualité d’un système d’archivage électronique est directement liée à la capacité de réduire ce risque. 
Or, nous assistons à une multiplication des procédures de restitution d’archives contraintes en termes de délai, en particulier à des fins de preuves. Les entreprises décident donc, pour se protéger, de  s’orienter vers les systèmes d’archivage électronique afin de maîtriser leurs processus et disposer d’outils de recherche/restitution efficaces. Les systèmes d ‘archivage s’étoffent ainsi de fonctions de recherche et d’indexation élaborées (facette, sémantique,…). 
Le système d’archivage électronique constitue ainsi une plateforme d’accès aux archives complète et simple quels que soient leurs granularités (lot, unitaire), leurs types (données, documents), leurs formats techniques.

 

5 – Relever ces enjeux avec une plateforme d’archivage unique et centralisée

 

Le dernier aspect qu’il est nécessaire de prendre en compte dans un système d’archivage électronique est le fait de disposer d’une solution unique, intégrée et capable de prendre en charge tout type d’archives de l’entreprise : données issues d’un ERP, documents électroniques (GED, CAD…), e-mails, ou encore archives papier présentes au sein de toutes entreprises.
En effet, les risques d’indisponibilité d’une archive sont fortement réduits par l’utilisation d’une solution d’archivage unique. Cette approche permet de disposer d’une application homogène de la politique de conservation, de maîtriser les conditions de sécurité et de confidentialité en s’appuyant sur les mêmes mécanismes quel que soit le type d’archives, de permettre le déploiement aisé au sein des grandes entreprises.


 

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur


Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

 

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification

 

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’utilisateur du SAE

 

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers. 

 

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’UTILISATEUR

 

1. INTRODUCTION
2. DEMATERIALISER VOS ARCHIVES NATIVEMENT PAPIER VIA LE MFP 
2.1. La préparation des documents 
2.2. Le calibrage de la machine 
2.3. Le comptage 
2.4. La numérisation 
2.5. Contrôle visuel lors de la numérisation 
3. ARCHIVER UN DOCUMENT : ENREGISTRER UNE NOTICE ET ATTACHER UN FICHIER NATIVEMENT PAPIER OU NUMERIQUE 
3.1. Connexion à EverSuite 
3.2. Archivage : saisie de la notice et attachement d’un fichier PDF 
4. CONSULTER LES ARCHIVES 
4.1. La navigation à facette 
4.2. La recherche de document. 
4.3. La modification d’une notice documentaire 
4.4. Vérification d’intégrité et journaux 
5. ELIMINER DES ARCHIVES 
5.1. Liste d’élimination 
5.2. Elimination définitive 
5.3. Journaux et élimination définitive 
6. DEMANDER UNE RESTITUTION 
6.1. Vérification, et restitution par l’administrateur 
6.2. Notification et contrôle 
7. PRODUIRE UN RAPPORT MARQUE NF461 

 

 

Les exemples du guide de l’utilisateur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, auditeur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques afin de postuler à  la certification Marque NF461 .

 

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …